Se você chegou até aqui é porque muito provavelmente não quer se aborrecer com metade dos seus colegas de turma ou respirar até 3 pra que isso não aconteça na hora de formar sua comissão de formatura…
Criar uma comissão requer muita responsabilidade e na maioria das vezes — quem está a frente precisa se preparar para evitar toda e qualquer dor de cabeça no futuro.
No geral, muitos alunos querem entrar para a comissão, mas não fazem a menor ideia do que realmente vão fazer e isso pode acabar deixando todo mundo perdido!
A boa notícia é que seguindo esse artigo ao pé da letra, eu tenho certeza que você não será um desses. E é exatamente isso que nós queremos!
Vamos lá?
A comissão de formatura é responsável por representar a vontade de todos os alunos e planejar um baile, culto ecumênico e colação de grau que sejam a cara (na medida do possível) de todos os envolvidos. Mas …
Bom, primeiro faça uma ata, isso mesmo, uma ata!
Legalizar a sua comissão de formatura é algo que precisa ser feito antes mesmo que ela exista. Ou seja, da eleição dos membros.
O registro é simples: ao reunir todos os formandos para a votação, deve-se constar em ata tudo o que foi discutido, e ao final, todos eles deverão assinar o documento concordando com a escolha dos representantes.
Para uma turma de 50 alunos, é indicado um grupo com 6 pessoas; se a turma for maior, é possível chegar a no máximo, 10.
É importante lembrar que um grupo maior pode dificultar a comunicação, quanto mais representantes, mais difícil será chegar a um consenso.
E quais as funções cada um deve exercer? Quais os cargos destas comissões de formatura?
Vamos a eles…
1 – Presidente: cargo máximo da comissão, é ele quem responderá por todos os formandos. Será responsável por assinar os documentos formais junto aos fornecedores e faculdade, convocar e presidir as assembleias, autorizar a realização dos eventos, aprovar os orçamentos — e tudo mais que for discutido.
2 – Vice Presidente: seu principal papel é auxiliar o Presidente e o tesoureiro. Intermediador, na falta do primeiro, o vice assume todas as suas tarefas e responsabilidades.
3 – Tesoureiro: o dono do money, do cash, da bufunfa! É ele quem irá unificar e controlar a entrada e saída das arrecadações.
Mas, aqui vale uma ressalva!
É bem provável que vocês contratem um cerimonial, no entanto, isso não invalida a atuação do tesoureiro, pelo contrário.
O cerimonial irá receber o dinheiro predefinido em contrato para a organização do baile e demais cerimônias, no entanto, os valores arrecadados nos eventos, rifas, brindes e demais ações para o fundo de reserva são de responsabilidade dele, inclusive, o próprio repasse para o cerimonial.
Além disso, o membro escolhido para a tesouraria também deve monitorar a gestão feita pelo cerimonial escolhido.
4. Secretário: a pessoa que registra tudo no livro de atas. Tudinho mesmo, de forma que qualquer decisão tomada a 1 ou 2 anos, se necessário possa ser consultada.
O secretário tem o dever de manter as atas de reuniões organizadas, assim como os contratos e agenda com todos os compromissos. É ele inclusive, responsável por lembrar a todos os representantes de suas pendências.
5. Marketing: o divisor de águas do seu orçamento.
E não se engane pensando que ele irá decidir sozinho os rumos da sua festa, aqui, o papel do Marketing é, na verdade organizar os eventos, negociar e escolher os brindes e rifas com o intuito de arrecadar verba para o grande dia.
Organizar uma comissão de formatura nada mais é que ter uma mini empresa aí mesmo, na sua turma.
O que por sinal, já é uma ótima experiência, não é mesmo?
Feito isso, escolhidos os representantes e definidos os cargos previamente descritos em ata, é hora da segunda etapa: escolher o canal de comunicação.
Afinal, se você irá trabalhar para defender o interesse de todos os alunos, é importante garantir que eles saibam sobre o andamento das decisões, certo?
Por isso, nada mais justo como última tarefa, definir qual será o principal meio de comunicação. Tá liberado WhatsApp, E-mail, Instagram e até o jornalzinho do curso, o importante é comunicá-los de todas as ações de forma eficiente e rápida.
Eu sei que a sua vontade é de pular direto pra festa, mas essa organização também pode ser muito prazerosa. No grande dia, ver um evento organizado por você para todos os seus amigos e familiares é único.
E por fim, deixamos a surpresinha pro final.
Nós sabemos que conciliar todas estas tarefas com as entregas finais do curso, como por exemplo, monografia, estágio, pode ser exaustivo.
Pensando nisso, hoje, já existe no mercado alguns Cerimoniais como a Lamounier que fazem todo o trabalho duro pra você!
Como assim?
A Lamounier irá entregar tudinho mastigado para a sua comissão de formatura. Ou seja, cobrar, pagar os fornecedores, correr atrás dos inadimplentes, negociar orçamentos e o melhor, com contrato individual por aluno!
É uma opção e tanto pra você realizar o seu sonho de ter uma formatura impecável e ter não apenas boas lembranças do baile, mas sim, de todo esse processo que envolve uma das fases mais gostosas da vida.
Afinal, a gente sabe que agora você está louco para que tudo acabe, mas, em breve, vai sentir saudades, pode acreditar!
No mais, até lá, esperamos que você curta cada minuto! 🙂
